Almacenamiento de registros de impuestos: ¿Cuánto tiempo es suficiente?La ley federal requiere que conserve copias de sus declaraciones de impuestos y documentos de respaldo durante tres años. Esto se llama la «ley de los tres años» y lleva a muchas personas a creer que están a salvo siempre que conserven sus documentos durante este período de tiempo.

Sin embargo, si el IRS cree que no ha declarado sus ingresos significativamente (en un 25 por ciento o más), o cree que puede haber indicios de fraude, puede retroceder seis años en una auditoría. Para estar seguro, siga las siguientes pautas.

Registros comerciales para mantener… Registros personales para mantener…
        1 año         1 año
        3 años         3 años
        6 años         6 años
        Siempre         Siempre
 
Circunstancias especiales

Cree un conjunto de respaldo de registros y almacénelos electrónicamente. Mantener un conjunto de respaldo de registros, incluidos, por ejemplo, estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguro, etc., es más fácil que nunca ahora que muchas instituciones financieras brindan estados de cuenta y documentos electrónicamente, y mucha información financiera está disponible en Internet. .

Incluso si los registros originales se proporcionan solo en papel, se pueden escanear y convertir a un formato digital. Una vez que los documentos están en formato electrónico, los contribuyentes pueden descargarlos a un dispositivo de almacenamiento de respaldo, como un disco duro externo, o grabarlos en un CD o DVD (no olvide etiquetarlo).

También puede considerar la copia de seguridad en línea, que es la única forma de garantizar que los datos estén completamente protegidos. Con la copia de seguridad en línea, los archivos se almacenan en otra región del país, de modo que si ocurre un huracán u otro desastre natural, los documentos permanecen seguros.

Precaución: el robo de identidad es una amenaza grave en el mundo actual y es importante tomar todas las precauciones para evitarlo. Después de que ya no sea necesario conservar sus registros de impuestos, estados financieros o cualquier otro documento con su información personal, debe deshacerse de estos registros triturándolos y no simplemente tirándolos a la basura.

Documentos comerciales para conservar durante un año

  • Correspondencia con Clientes y Proveedores
  • Comprobantes de depósito duplicados
  • Órdenes de compra (aparte de la copia del Departamento de Compras)
  • Hojas de recepción
  • requisiciones
  • Cuadernos de taquígrafo
  • Formularios de Retiro de Almacén

Documentos comerciales para conservar durante tres años

  • Registros de personal de empleados (después de la terminación)
  • Solicitudes de empleo
  • Pólizas de seguro vencidas
  • Correspondencia general
  • Informes de Auditoría Interna
  • Informes internos
  • Vales de caja chica
  • Etiquetas de inventario físico
  • Registro de Bonos de Ahorro Registros de Empleados
  • Tarjetas de tiempo para empleados por horas

Documentos comerciales para conservar durante seis años

  • Informes de accidentes, reclamaciones
  • Libros mayores y calendarios de cuentas por pagar
  • Libros mayores y calendarios de cuentas por cobrar
  • Estados de cuenta bancarios y conciliaciones
  • Cheques cancelados
  • Certificados de acciones y bonos cancelados
  • Registros de impuestos sobre el empleo
  • Análisis de gastos y cronogramas de distribución de gastos
  • Contratos Vencidos, Arrendamientos
  • Registros de opciones vencidos
  • Inventarios de Productos, Materiales, Insumos
  • Facturas a Clientes
  • Libros mayores de notas por cobrar, anexos
  • Registros y resúmenes de nómina, incluido el pago a los pensionados
  • Libros de costos de planta
  • Departamento de Compras Copias de Órdenes de Compra
  • Registros de ventas
  • Libros auxiliares
  • Libros de tiempo
  • Registros de viajes y entretenimiento
  • Comprobantes de Pagos a Proveedores, Empleados, etc.
  • Registro de Vales, Horarios

Registros comerciales para mantener para siempre

Si bien las pautas federales no exigen que mantenga registros de impuestos «para siempre», en muchos casos habrá otras razones por las que querrá conservar estos documentos indefinidamente.

  • Informes de auditoría de contadores públicos/contadores
  • Cheques Cancelados por Pagos Importantes (especialmente pago de impuestos)
  • Libros de caja, planes de cuentas
  • Contratos, Arrendamientos Vigentes
  • Documentos corporativos (incorporación, acta constitutiva, estatutos, etc.)
  • Documentos que justifiquen las adiciones de activos fijos
  • Andanzas
  • Horarios de depreciación
  • Estados Financieros (Fin de Año)
  • Libros mayores y privados, balances de prueba de fin de año
  • Registros de seguros, informes de accidentes actuales, reclamaciones, pólizas
  • Confirmaciones comerciales de inversión
  • Informes de los agentes de ingresos del IRS
  • Revistas
  • Registros legales, correspondencia y otros asuntos importantes
  • Libros de Actas de Directores y Accionistas
  • Hipotecas, Letras de Venta
  • Tasaciones de propiedades por tasadores externos
  • Registros de propiedad
  • Registros de Jubilaciones y Pensiones
  • Declaraciones de impuestos y hojas de trabajo
  • Registros de Marcas y Patentes

Documentos personales para conservar durante un año

  • Estados de cuenta bancarios
  • Talones de cheque de pago (conciliar con W-2)
  • cheques cancelados
  • Estados de cuenta mensuales y trimestrales de fondos mutuos y aportes para la jubilación (conciliar con el estado de cuenta de fin de año)

Documentos personales para conservar durante tres años

  • Estados de cuenta de tarjetas de crédito
  • Facturas médicas (en caso de disputas de seguros)
  • Registros de servicios públicos
  • Pólizas de seguro vencidas

Documentos personales para conservar durante seis años

  • Documentos de respaldo para declaraciones de impuestos
  • Informes de accidentes y reclamaciones
  • Facturas médicas (si están relacionadas con impuestos)
  • Registros de propiedad / Recibos de mejora
  • Recibos de Venta
  • Embargos de salario
  • Otras facturas relacionadas con impuestos

Registros personales para guardar para siempre

  • Informes de auditoría de CPA
  • Registros Legales
  • Correspondencia importante
  • Retorno del impuesto del ingreso
  • Cheques de Pago de Impuesto a la Renta
  • Confirmaciones comerciales de inversión
  • Registros de Jubilaciones y Pensiones

Circunstancias especiales

  • Registros del automóvil (conservar hasta que se venda el automóvil)
  • Recibos de tarjetas de crédito (guárdelos con el estado de cuenta de su tarjeta de crédito)
  • Pólizas de seguro (mantener durante la vigencia de la póliza)
  • Hipotecas / Escrituras / Arrendamientos (mantener 6 años más allá del contrato)
  • Recibos de pago (guárdelos hasta que se reconcilien con su W-2)
  • Registros de la propiedad / recibos de mejoras (guardar hasta que se venda la propiedad)
  • Recibos de venta (guardar durante la vigencia de la garantía)
  • Registros de acciones y bonos (conservar durante 6 años después de la venta)
  • Garantías e instrucciones (mantener durante la vida útil del producto)
  • O tras facturas (guardar hasta que se verifique el pago en la siguiente factura)
  • Programas de depreciación y otros registros de activos de capital (mantener durante 3 años después de la vida fiscal del activo)